Mange av Wahl-Larsen Advokatfirmas klienter har hatt sine ansatte på hjemmekontor i det siste året. Nå begynner flere å vurdere om dette også er et tilbud de skal gi sine ansatte etter pandemien. Vi har i den siste tiden bistått klienter med å utforme frivillige avtaler om hjemmekontor. For, dersom arbeidstaker skal ha hjemmekontor, må dette avtales særskilt!
Det beste er å lage en egen skriftlig avtale om hjemmekontor, i tillegg til den ordinære arbeidsavtalen. Da trenger ikke arbeidsavtalen å endres hvis avtalen om hjemmekontor må endres eller avvikles helt.
Kravet til skriftlig avtale om hjemmekontor er regulert i Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (FOR-2002-07-05-715).
Forskriften gjelder for fast arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem. Den gjelder ikke ved kortvarig eller tilfeldig arbeid. Det betyr at hvis arbeidstaker avtaler med sin leder å jobbe hjemme ved en spesiell anledning, gjelder ikke forskriften.
Arbeidsmiljøloven («aml.») gjelder også ved arbeid i arbeidstakers hjem, men det er noen unntak, som fremgår av forskriften. Bl.a. trengs ikke Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygning, bygningsmessige endringer, omorganisering mv., jf. § aml. § 18-9.
Avtalen om hjemmekontor skal minst omfatte:
- Omfanget av hjemmearbeidet
- Arbeidstid for hjemmearbeidet
- Eventuelle bestemmelser om når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
- Dersom avtalen er midlertidig; forventet varighet
- Eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid og frister for oppsigelse mv.
- Eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
- Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
- Eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter
Arbeidsgiver har som kjent ansvaret for arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Arbeidet skal bl.a. ikke medføre uheldige fysiske belastninger. Dette er ikke så enkelt å gjennomføre på hjemmekontoret. Aml. kapittel 2, kapittel 3 med unntak av § 3-1 og kapittel 4 gjelder ikke for arbeid i arbeidstakers private hjem, jf. forskriften § 3, 5. ledd. Arbeidsgiver har ikke tilgang til arbeidstakers hjemmearbeidsplass uten etter særskilt avtale. Privatlivets fred veier tyngre!
Arbeidstakere som normalt arbeider mer enn tre timer om natten skal gis tilbud om helsekontroll før tiltredelse og deretter ved jevne mellomrom.
Arbeidsgivers internkontrollsystem etter aml. § 3-1 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften) skal i tillegg omfatte arbeid som utføres i arbeidstakers private hjem. Verneombudet og arbeidsmiljøutvalget skal så langt det er praktisk mulig ivareta arbeidstakernes interesser i spørsmål om arbeidsmiljøet, men har ikke tilgang til hjemmearbeidsplassen uten etter særskilt avtale.
Aml. sine bestemmelser om alminnelig arbeidstid (§10-4), gjennomsnittsberegning (§ 10-5), vilkår for og lengde av overtid (§ 10-6), søndagsarbeid (§10-10) og nattarbeid (§10-11) gjelder ikke, jf. forskriften § 6. I stedet gjelder at alminnelig arbeidstid er 40 timer i uken. Pålagt arbeid ut over alminnelig arbeidstid er overtid. Arbeidstiden skal i en firemånedersperiode ikke overstige gjennomsnittlig 48 timer i uken medregnet overtid. For arbeidstaker som delvis jobber hjemme må samlet arbeidstid ikke overstige grensene nevnt ovenfor.
Arbeid mellom kl. 23 og kl. 06 eller kl. 24 og kl. 07 er nattarbeid. Arbeidstakere som hovedsakelig arbeider om natten skal ikke arbeide mer enn 8 timer i døgnet.
For personer under 18 år gjelder uansett bestemmelsene i aml. Kapittel 11.
Begrensningene gjelder ikke arbeidstakere som har en særlig selvstendig eller ledende stilling iht. aml. § 10-12 første og annet ledd.
Når det gjelder utgiftsdekning, er det naturlig at arbeidsgiver dekker utstyr, inkludert drift og vedlikehold. Dette bør nærmere spesifiseres i avtalen.
Det samme gjelder for eksempel oppbevaring av dokumenter. Dette kan være særlig aktuelt i situasjoner som under pandemien, hvor flere arbeidstakere kan behandle ulike former for sensitive opplysninger på hjemmekontor.
Forskriften sier ingen ting om godtgjørelse. Dette må eventuelt avtales mellom partene.
Kontorgodtgjørelse for hjemmekontor er som hovedregel skattepliktig inntekt for arbeidstaker. Godtgjørelse kan likevel være skattefritt i enkelte særlig definerte tilfeller. Bl.a. må hjemmekontoret bestå av et eget rom, som kun benyttes til dette formålet (kombinerte rom vil ikke bli godkjent). Arbeidstakeren må levere utgiftsoppgave, hvor beløpets art, størrelse og hvordan beløpet er beregnet fremgår. Det beløp som kan dekkes skattefritt vil variere avhengig av boligtype.
Kontorgodtgjørelse ut over dette vil være skattepliktig.
Arbeids- og sosialdepartementet sendte ut et høringsnotat med forslag til endringer i forskriften 22. april i år.
I høringsnotatet tar departementet opp spørsmålet om forskriften får anvendelse der hjemmekontor er pålagt av arbeidsgiver og/eller myndighetene, slik det har vært tilfelle nå under pandemien. Forarbeidene til forskriften har uttalelser som tyder på at reglene primært har vært laget med tanke på situasjoner hvor hjemmearbeidet avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Pålagt hjemmearbeid er ikke omtalt i forarbeidene.
Etter departementets vurdering gjelder forskriften imidlertid uavhengig av det rettslige grunnlaget for hjemmearbeid og det foreslås at det i § 2 tilføyes et nytt tredje ledd: Der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til arbeidstakerne om det som følger av første ledd. Arbeidsgiver skal drøfte informasjonen med de tillitsvalgte før den gis.
Departementet drøftet også om krav til utstyr til hjemmearbeidet og dekning av ulike kostander fortsatt bør være uregulert og konkluderer med at det vil være lite fleksibelt og vanskelig å tilpasse til ulike situasjoner.
Departementet foreslår at psykososiale forhold tas inn i bestemmelsen om krav til arbeidsmiljøet. I vurderingen av om kravet til det psykososiale arbeidsmiljøet er oppfylt, vil det etter departementets vurdering være naturlig å blant annet se hen til kravene som følger av aml. § 4-3, herunder kravet om at arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten.
Når det gjelder yrkesskadedekning ved hjemmearbeid, viser departementet til at arbeidstakere på nærmere vilkår er yrkesskadedekket ved arbeid hjemme, hvilket også fremgår av NAVs rundskriv til folketrygdloven § 13-6 andre ledd. I forbindelse med pandemien utarbeidet Arbeids- og sosialdepartementet retningslinjer for yrkesskadedekningen ved arbeid hjemme, jf. brev 3. april 2020 til Arbeids- og velferdsdirektoratet. Her heter det blant annet at arbeidstaker er yrkesskadedekket ved arbeid hjemme der arbeidet skjer oppfordret eller etter pålegg fra arbeidsgiver.
Wahl-Larsen Advokatfirma og bistår gjerne i spørsmål rundt avtaler om hjemmekontor og andre arbeidsrettslige spørsmål, ta kontakt med advokat Merete Bårdsen.
