Målet med enhver ansettelse fremstår enkelt: Å ansette rett person i rett stilling. Dette er likevel ofte lettere sagt enn gjort, særlig dersom arbeidsgiver i liten grad er oppmerksom på de mange relevante problemstillingene i ansettelsesprosesser, og langt mindre de mulige alvorlig følgene av en feilansettelse. Ofte blir personer ansatt etter anbefalinger og tips fra andre og få, om noen, undersøkelser gjøres av arbeidsgiver i forkant av ansettelsen.
Feilansettelser skjer i alle bransjer og stillinger, og en arbeidstaker kan aldri være 100 % sikker på at man «treffer» på en ansettelse. Ofte tar det tid etter ansettelsen før feilansettelsen aktualiseres, og da har arbeidsgiver kanskje lagt ned betydelige ressurser i opplæring av den ansatte og prøvetidsperioden kan være utløpt.
Generelt vil det ofte medføre større konsekvenser å feilansette en person til en lederstilling, som for eksempel daglig leder, enn til en underordnet stilling. Ressursbruken knyttet til avdekking av en eventuell feilansettelse i ansettelsesprosessen bør avveies mot potensiell skade en feilansettelse vil kunne medføre.
En feilansettelse kan fort koste mellom 250 000 og 1 million kroner i gjennomsnitt, for eksempel knyttet til oppsigelsesprosessen med en mulig rettstvist og en ny ansettelsesprosess. Kostnaden blir ofte høyere jo mer ansvar den ansatte har. I tillegg kommer de ikke-kvantifiserbare indirekte kostnadene en feilrekruttering fører med seg. Disse kan fort bli betydelig større enn de direkte kostnadene. Som eksempel på indirekte kostnader vil en ansatt som ikke leverer kunne medføre redusert omsetning, dårlig arbeidsmiljø og tap av kunder, ansatte og markedsandeler.
Risiko for feilansettelser, som vil ligge på arbeidsgiver, kan reduseres tidlig i en ansettelsesprosess. I det følgende vil jeg gjennomgå noen forhold som vil være relevante, uten at disse er ment å være uttømmende.
Det bør gjennomføres en stillingsanalyse så tidlig som mulig i prosessen; før stillingsannonsen er utarbeidet og publisert og før potensielle søkere har søkt på stillingen. En stillingsanalyse er en behovsanalyse for å avklare hvilken person du som arbeidsgiver må ha tak i for å fylle den aktuelle stillingen, med andre ord hvilken person som skal til for å oppnå målet med ansettelsen; å få rett person inn i rett stilling.
Stillingsanalysen bør omfatte en klargjøring av behovet for objektive krav, for eksempel formell kompetanse og mer subjektive krav, for eksempel personlig egnethet, holdninger og verdier og kriterier for at den ansatte skal passe inn i arbeidsgivers bedriftskultur. For subjektive krav bør disse søkes konkretisert i den grad det er mulig, for eksempel knyttet til arbeidsgivers firmapolicy, kultur og verdigrunnlag. Dersom stillingen medfører kundekontakt, vil det for eksempel kunne være relevant at den ansatte er serviceinnstilt og har en imøtekommende personlighet. Merk at det ofte vil være bedre å ansette en person som passer fullt ut inn i bedriftskulturen, men ikke er helt kvalifisert, enn omvendt. Ofte kan kvalifikasjonene læres, mens det vil være langt vanskeligere for den ansatte å forsøke å tilpasse seg bedriftskulturen, kanskje ved å føle at hen ikke kan være fullt ut seg selv.
Stillingsanalysen vil danne grunnlaget for utarbeidelse av stillingsannonse/utlysningstekst. Dersom arbeidsgiver ikke gjør en god nok jobb med stillingsanalysen, risikerer man å formulere stillingsannonsen feilaktig eller mangelfullt og/eller se etter ”feil” person til å fylle stillingen. Dette kan medføre at man går glipp av relevante søkere og at søkere som i realiteten ikke kan «fylle» stillingen likevel søker. Videre er det svært viktig å utforme stillingsannonsen uten skrivefeil, dårlig språk og bruk av floskler, da dette vil kunne gi et dårlig inntrykk av arbeidsgiver og alene medføre at relevante kandidater ikke søker på stillingen. Poenget er å være bevisst på at utformingen av stillingsannonsen vil kunne ha betydning for hvem som søker på stillingen og derfor også hvem som ikke søker på stillingen.
I ansettelsesprosessen er det viktig å være tro mot stillingsanalysen og ikke la seg «friste» av å ansette en person grunnet forhold som ikke er relevante, for eksempel slektskap eller interessante ikke-relevante kvalifikasjoner. De personer som er gitt mandat til å gjennomføre ansettelsesprosessen må gjøres kjent med stillingsanalysen og være kvalifisert for å kunne gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess. Dersom prosessen er delegert, bør daglig leder, styre eller styrets leder til en viss grad involvere seg i ansettelsesprosessen, særlig dersom det er tale om en mindre virksomhet.
Den/de som gjennomfører jobbintervjuet må se hen til stillingsanalysen, utlysningsteksten og arbeidssøknaden. Om nødvendig bør det gjennomføres flere intervjuer, gjerne med ulike personer på arbeidsgiversiden, slik at arbeidsgiver får et bredt vurderingsgrunnlag av kandidaten. Husk at en søker ofte tenderer å holde igjen opplysninger som kan virke negative i jobbintervjuet. Dersom arbeidsgiver får indikasjoner på slike forhold, er det viktig å følge disse opp, og ikke bare håpe på at det ikke er noe problem.
Et viktig forhold som i overraskende grad ikke følges opp av arbeidsgivere i praksis er referanseundersøkelser. Selv i de tilfeller hvor søkeren oppgir referanser, velger arbeidsgiver å ikke bruke tid på å kontakte disse. Oppgitte referanser bør alltid kontaktes, da dette i de fleste tilfeller vil kunne gi verdifull informasjon om søkeren, både negativ og positiv. Et spørsmål som alltid bør stilles er: «Ville du ansatt hen igjen?». Den som kontakter en referanse bør være godt forberedt og stille relevante spørsmål, både med grunnlag i stillingsanalysen, søknaden og CV-en, men også knyttet til forhold som har kommet frem i jobbintervjuet. Ordinær referansesjekk vil alene kunne redusere risikoen for en feilansettelse.
Videre vil søk på sosiale medier og på Internett kunne gi en indikasjon på hvordan kandidaten bevisst/ubevisst ønsker å fremstå, og kanskje gi en mer helhetlig fremstillingen av kandidaten enn det som kommer frem i jobbintervjuet.
Bruk av diverse tester (personlighets- og egnethetstester) kan tenkes relevant, men må ses i sammenheng med andre relevante forhold.
Dersom det viser seg at kandidaten snakker usant eller har unnlatt å informere om relevante forhold i søknad, CV eller intervju, bør hen konfronteres med dette, og gis mulighet til å forklare forholdet. Uavhengig av utfall vil et slikt forhold alene kunne anses som et «rødt flagg» med tanke på en mulig ansettelse.
Dersom arbeidsgiver føler å ha for lite tid, kompetanse og/eller ressurser til å gjennomføre en forsvarlig rekrutteringsprosess, bør det vurderes innhentet ekstern bistand. Det vil ofte bli dyrt å utelukkende stole på egne vurderinger i en travel hverdag hvor andre ting prioriteres.
Dersom personen som ansettes viser seg å være en feilansettelse, vil en eventuell saklighet knyttet til en oppsigelse blant annet kunne bli vurdert opp mot kriteriene som er angitt i stillingsannonsen og arbeidskontrakten. Dersom stillingsannonsen og/eller arbeidskontrakten ikke gjenspeiler stillingens egentlige innhold om omfang, vil dette kunne bli en vesentlig utfordring i forhold til en eventuell oppsigelse.
Husk at et arbeidsforhold kan bli mangeårig og en feilansettelse likeså!
Spørsmål?
Dersom du har spørsmål knyttet til ansettelser, feilansettelser, oppsigelse og avskjed eller har spørsmål om andre arbeidsrettslige forhold kan du kontakte advokat Aleksander Ryan.
